4. Formátování tabulky

Formátováním tabulky rozumíme sled úkonů, kterými dosáhneme takové grafické úpravy, aby tabulka, byla co nejpřehlednější a poskytovala snadnou orientaci při čtení údajů. Excel nabízí celou řadu nástrojů pro zvýraznění důležitých údajů a zvýšení atraktivnosti tabulek. Formátování tedy znamená úpravu šířky sloupců, výšky řádků, nastavení způsobu zarovnávání obsahu buněk, volbu velikostí, fontů a stylů písma. K vytvoření opravdu působivého dokumentu lze použít i možnost volby různých typů čar a rámečků včetně barevného zvýraznění.

Formátovat lze před zadáním údajů - pak se vkládané údaje již zobrazují v požadovaném formátu, nebo kdykoli později lze formát zadaných údajů změnit.

Poznámka:
Je třeba mít na paměti, že při kopírování buňky se kopíruje jak její obsah, tak i formát. Proto je vhodné části, které mají být kopírovány nejprve zformátovat.

Na začátku práce, neprovedeme-li před zadáváním dat žádné úpravy formátu ani výběr stylu, jsou vložená data zobrazována standardním způsobem, v tzv. obecném  formátu. To znamená, že vše se zobrazí přesně tak, jak je vloženo z klávesnice. Kromě tří dále uvedených případů:

1. Zadáváme-li číslo, které je příliš dlouhé a nemůže být celé zobrazeno v buňce, je zobrazeno ve vědecké notaci nebo jsou dlouhé desetinné údaje zaokrouhleny. Např. celé číslo 12345678901234 je zobrazeno jako 1,23E+13, je-li ovšem buňka alespoň tak široká, aby tento údaj mohl být zobrazen. Pokud ne, jsou místo čísla zobrazeny znaky ###, které jsou při dostatečném rozšíření buňky znovu nahrazeny vloženou hodnotou.

2. Pokud jsou za desetinnou čárkou zadány pouze nuly, všeobecný formát je nezobrazí. Vložíme-li 123,00 bude obsah buňky zobrazen jako 123.

3. Vkládáme-li desetinné číslo bez řádové nuly na začátku, bude tato doplněna, tj. vložíme-li ,123 bude zobrazeno 0,123.

Co se týká zarovnávání obsahu buněk, jsou číselné údaje standardně zarovnávány vpravo, textové údaje vlevo a logické a chybové hodnoty na střed.

Pokud se s tímto standardem nespokojíme, budeme muset přistoupit k vhodné úpravě formátu některým z níže popsaných způsobů.

Zvětšit šířku a výšku buňky potřebujeme zpravidla tehdy, pokud měníme velikost písma a chceme aby text byl v buňce celý.

Změna výšky řádku

Obecný formát přizpůsobuje výšku řádku největšímu použitému písmu v řádku. Zvětšíme-li tedy písmo, je výška řádku automaticky přizpůsobena. Z různých důvodů můžeme ovšem chtít zvětšit výšku řádku i bez zvětšení písma. To můžeme provést jednoduše tak, že najedeme kurzorem do levého sloupce označení řádků na spodní okraj řádku, který chceme rozšířit. Kurzor změní tvar z nevyplněného kříže na symbol tažení . Při tomto tvaru kurzoru stiskneme levé tlačítko na myši a rozšíříme řádek požadovaným směrem. Tímto způsobem můžeme rozšířit i více řádků najednou, označíme-li příslušné řádky. Změna jednoho řádku se potom bude týkat celé vybrané oblasti. Jestliže jsme ovšem takto „ručně“ upravili výšku řádku, nebude při změně velikosti písma automaticky upravována. Pokud bychom chtěli tuto vlastnost obnovit, zvolíme nabídku Formát — Řádek — Přizpůsobit.

Výšku můžeme upravit ještě jedním způsobem a sice zadáním konkrétní hodnoty výšky v počtech bodů. Tuto možnost poskytuje nabídka Formát — Řádek — Výška.

Změna šířky sloupce

Obecný formát stanoví standardní šířku sloupce. Zadáním delšího číselného údaje než je šířka sloupce, bude zobrazení upraveno jak je uvedeno v úvodu této kapitoly. Textový údaj překračující šířku sloupce bude zobrazen celý, pokud jsou sousední buňky zprava volné. Pokud i tyto obsahují data, je text zobrazen jen tak, aby vyplnil celou šířku sloupce. Způsoby změny šířky sloupce jsou stejné jako výše popsané úpravy výšky řádku, včetně možnosti Přizpůsobit, kdy je šířka sloupce přizpůsobena nejširší buňce ve sloupci. Navíc nabídka Formát — Sloupec poskytuje volbu Standard, která dovoluje buď změnu nastavené standardní šířky sloupce nebo úpravu aktivního sloupce či výběru na standardní rozsah.

Formátování údajů představuje souhrn několika atributů, jejichž definováním lze dosáhnout požadovaného zobrazení zadaných údajů. Většinu prostředků potřebných pro formátování najdeme ve volbě Formát v nabídkovém menu nebo na panelu nástrojů. Panel nástrojů poskytuje nejrychlejší a nejpohodlnější způsob úpravy formátu, jelikož při stisku tlačítek jsou k dispozici nejčastěji používané formáty.

Představíme si standardní panel nástrojů, který si však vyspělejší uživatel s použitím prostředků Excelu může přizpůsobit vlastním potřebám.

skupina A	skup. B	skup. C	skup. D	sk. E	skup. F

Obrázek 4.3.1: Panel nástrojů pro formátování

Dva nástroje skupiny A z obrázku umožňují z roletové nabídky vybrat font a velikost písma. Pozor při výběru fontu písma; ne všechny z široké nabídky „umí češtinu“ a všechny styly, jak jsou uvedeny v následujícím odstavci.

Druhá skupina B tří tlačítek dovoluje změnu normálního typu písma na následující možnosti:

Třetí skupina C tlačítek slouží k zarovnávání obsahu buňky. Jak naznačují schématické obrázky na tlačítkách jedná se zarovnání vlevo, vycentrování v rámci šířky buňky a zarovnání k pravému okraji buňky. Pokud chceme vycentrovat obsah jedné buňky přes šířku více sloupců, vybereme nejdříve oblast, v níž se má centrovat a potom klikneme na čtvrté tlačítko v této skupině.

Poznámka:
Tlačítka skupiny B a C fungují jako přepínače. Po volbě tlačítka, zůstane toto „stisknuto“ (změní barvu na bílou). Chceme-li se vrátit ke standardnímu typu písma, stačí na tlačítko znovu kliknout. Se změnou aktuální buňky je zobrazováno i aktuální nastavení typu písma a způsobu zarovnání buňky. Při otevření nového sešitu mají všechny buňky nastaven Obecný formát, který má aktuální typ písma standard a zarovnává se podle obsahu buňky (číselný údaj je zarovnáván vpravo, textový vlevo), takže žádné tlačítko není „stisknuto“.

Čtvrtá skupina D tlačítek slouží k formátování číselných údajů. Při stisku prvního tlačítka z této skupiny bude v aktuální buňce nebo vybrané oblasti použit styl měna, při stisku druhého tlačítka styl procenta a při stisku třetího tlačítka styl čárka. Informace o stylech jsou uvedeny dále v této kapitole. Čtvrté a páté tlačítko z této skupiny slouží k  přidání, resp. odebrání desetinného místa ze zobrazení čísla.

Poznámka:
Při výběru stylu bude automaticky zvolen číselný formát, který je pro tento styl právě nastaven.

Dvě tlačítka skupiny E provádějí zmenšení, resp. zvětšení odsazení obsahu buňky od levého okraje.

Poslední skupina F je tvořena třemi „rozbalovacími“ tlačítky, která ve své levé části zobrazují aktuální nastavení, které bude okamžitě aplikováno na aktuální buňku nebo vybranou oblast, když se na ni klikne myší. V pravé části tlačítka je zobrazena šipka, která umožňuje zobrazit panel s dalšími možnostmi výběru příslušné vlastnosti.

První tlačítko této skupiny nastavuje okraje buňky. Klepnutím na šipku v pravé části tlačítka se rozbalí paleta s 12 schematicky znázorněnými možnostmi různých kombinací typů okrajů (např. okraj vlevo, nahoře, dvojitý, bez okraje, atd.).

Druhým tlačítkem lze nastavit barvu pozadí buňky, třetím tlačítkem barva písma v buňce. Kliknutím na šipku v pravé části tlačítek se zobrazí nabídková paleta barev.

Použití tlačítek při formátování je velmi operativní, ale neposkytuje všechny možnosti, které Excel umí. Kompletní možnosti nastavení formátu buňky, který je tvořen několika atributy poskytuje volba Formát — Buňky.... Jak vidíme z obrázku 4.3.2, je v dialogovém okně pro každý atribut vyhrazena jedna karta. Jednotlivé atributy se týkají následujících možností formátování v buňce:

• formátování čísla

• zarovnání údajů v buňce

• volby písma, tj. fontu, řezu, podtržení, barvy, zvláštního efektu

• zvýraznění okraje buňky

• obarvení a vyplnění buňky vybraným vzorkem

• zamčení buněk a skrytí vzorců.

Co se týká formátu buňky poskytuje stejné služby jako volba Formát — Buňky... i volba Formát buněk... z místní nabídky (získá se stiskem pravého tlačítka na myši). V obou případech je zobrazeno dialogové okno Formát buněk. Všechny možnosti, které lze u  jednotlivých atributů zadat, ukazují následující obrázky.

Možnosti nastavení číselného formátu buňky		Způsoby zarovnání buňky
Volba písma v buňce		Možnosti nastavení ohraničení buňky
Výběr vzorků pro formátování buňky		Znepřístupnění obsahu buňky
Obrázek 4.3.2: Jednotlivé karty dialogového okna pro formátování buňky

Podrobnosti zadávání atributů s použitím jak panelu nástrojů tak možností na jednotlivých kartách budou probrány v ukázkovém příkladu v následující kapitole.

Úpravu tabulky s využitím standardního panelu nástrojů i rozšířených možností formátování pomocí dialogového panelu Formát buněk si provedeme na příkladu, jehož zadání je patrné z obrázku 4.4.1. Ten představuje výchozí podobu tabulky, která vznikla pouhým vložením dat.

Obrázek 4.4.1: Výchozí podoba tabulky po vložení dat

Konečnou podobu tabulky ukazuje následující obrázek:

Obrázek 4.4.2: Naformátovaná tabulka

Postup řešení:

Pokud budete chtít probíraný příklad souběžně provádět na počítači, zadejde vstupní data do podoby odpovídající obrázku 4.4.1. Protože standardní šířka sloupce nedovoluje zobrazit celý obsah sloupců  C  a D ( „Polévka“ a „Hlavní jídlo“), zadejte data těchto sloupců podle obrázku 4.4.2. Úpravu výchozího stavu tabulky do konečné podoby si probereme krok po kroku.

Při plnění dat využijeme znalosti z kapitoly Vkládání dat. Sloupce „Datum“ a „Den“ naplníme jako řadu (zadáme buňky A3 a B3, vybereme je a tažením za úchyt (kurzor má tvar +) rozšíříme výběr až na buňky A9 a B9 - hodnoty ve sloupcích budou automaticky vyplněny). Pokud se v buňkách sloupce A objeví znak #, musíme zvětšit šířku sloupce.To provedeme následovně: myší najedeme v záhlaví sloupců mezi sloupce A a B až bude mít kurzor tvar a tažením myši rozšíříme sloupec A.

Součtové hodnoty v buňkách E10 a F10 vytvoříme pomocí tlačítka AutoSum a to tak, že nejprve označíme oblast buněk E3 až F9 a pak klikneme na tlačítko . V buňce E10 bude automaticky vytvořen vzorec =SUMA(E3:E9) a v buňce F10 vzorec =SUMA(F3:F9).

Po naplnění nejprve provedeme úpravu šířky tabulky, aby byla využita celá obrazovka. Začneme u sloupců, v nichž není zobrazen celý obsah buněk. Tuto závadu budeme chtít odstranit. Jedná se o stejnou úpravu ve dvou sloupcích, proto je označíme (kliknutím na písmeno C v záhlaví sloupců a tažením při současném stisku levého tlačítka na sloupec D), otevřeme menu Formát — Sloupec a vybereme volbu Přizpůsobit. Výsledek ukazuje následující obrázek.

Obrázek 4.4.3: Přizpůsobení šířky sloupců jejich obsahu

Z obrázku je zřejmé, že rozšíření sloupce D „Hlavní jídlo“ vedlo k odsunu posledního sloupce z obrazovky. Proto obdobně jako jsme rozšířili sloupec A, zúžíme sloupec D tak, aby poslední sloupec „Cena“ byl na obrazovce celý viditelný. Zároveň ale budeme požadovat, aby ve sloupci „Hlavní jídlo“ byl zobrazen celý text. Prostředky k řešení tohoto úkolu spočívají v nalezení způsobu zarovnávání tohoto sloupce. V kapitole o formátování jsme se seznámili s možnostmi, které nabízí standardní panel nástrojů pro formátování. Je zřejmé, že žádná z nich není vhodná pro splnění našeho požadavku. Proto musíme hledat řešení v komplexní nabídce možností formátování, kterou představuje dialogový panel Formát buněk , dostupný z místní nabídky nebo volbou Formát — Buňky... z hlavního menu. V tomto panelu na kartě Zarovnání (obrázek 4.3.2) je možné upravit standardní způsob zarovnávání údajů v buňce tak, aby vyhovoval našim požadavkům.

Standardní způsob zarovnávání daný Všeobecným formátem zarovnává obsah buňky ve vodorovném směru Obecně (tj. text k levému okraji buňky, číslo k pravému okraji), ve svislém směru k dolnímu okraji buňky a orientace textu v buňce je vodorovná.

Pro naše potřeby, kdy chceme na dané šířce sloupce zobrazit celý text, který je delší než tato šířka, bude nutné text zobrazovat ve více řádcích. Musíme tedy v tomto dialogu zaškrtnout políčko Zalomit text. Výsledek akce je na následujícím obrázku:

Obrázek 4.4.4: Výsledek po zalomení textu ve sloupci D

Pokud bychom chtěli, aby text v buňce byl zarovnán k levému i pravému okraji, musíme zvolit v části Vodorovně možnost Do bloku. Zvolíme-li možnost Do bloku v části Svisle, je text zarovnán mezi horní a dolní okraj buňky.

Jestliže jsme začali se zarovnáváním údajů, dokončíme tuto činnost pro celou tabulku. Sloupce „Datum“, „Jouly“ a „Cena“ mají mít obsah vycentrován na střed. Pro provedení můžeme využít tlačítka Vystředit. Protože stejná akce se týká nesousedních sloupců, pro jejich výběr si zopakujeme označení nesouvislé oblasti. (Přesuneme kurzor na záhlaví sloupce A a má-li kurzor podobu plné šipky , označíme celý sloupec kliknutím levého tlačítka na myši. Označení sloupců E a F provedeme stejným způsobem, ovšem při současném stisku klávesy Ctrl.)

Na konečné tabulce dále vidíme, že údaje v buňkách jsou zarovnány k hornímu okraji. Proto označíme celou oblast tabulky, tedy buňky A3 až F9 a ve volbě Formát — Buňky.. na záložce Zarovnání v oddílu Svisle vybereme možnost Nahoru.

V dalším kroku můžeme přistoupit ke změně velikosti a typu písma v nadpise, hlavičce a posledním sumárním řádku tabulky. Pomocí standardního panelu nástrojů nastavíme v buňce A1 velikost písma na 22 a zvolíme typ tučná kurzíva (tlačítka  B  a  I ). Dále v oblasti buněk A2 až F2 a A10 až F10 upravíme velikost písma na 12.

Poznámka:
Záložka Písmo z dialogového panelu Formát buněk (viz obrázek 4.3.2), rozšiřuje možnosti tlačítek ze standardního panelu nástrojů o možnost zadat přeškrtnuté písmo, horní a dolní index.

K vycentrování nadpisu tabulky opět použijeme tlačítka z panelu nástrojů. Nejdřív ovšem vybereme oblast buněk A1 až F1. Jistě jste si všimli, že začáteční písmena v nadpisu tabulky jsou větší než ostatní. Excel dovoluje různý druh písma přiřadit i jednotlivým znakům textových buněk. V buňkách obsahujících vzorce a čísla je však celý obsah buňky zobrazen jen jedním druhem písma. Chceme-li formátovat znaky uvnitř buňky, musí být tato aktivní. Potom označíme znaky, slova nebo skupiny slov, které chceme změnit a nastavíme požadované volby prostřednictvím panelu nástrojů, volbou Formát — Buňky... nebo z místní nabídky Formát buněk...

V posledním sloupci tabulky potřebujeme údaje zobrazit na dvě desetinná místa a doplnit symbolem měny. Pokud k úpravě použijeme tlačítko se symbolem měny z panelu nástrojů, nemusí výsledek odpovídat zadanému tvaru. Pro úpravu do požadované podoby pak musíme opět použít dialogového panelu Formát buněk a to záložky Číslo. Na této záložce je možno vybrat z 11 druhů formátů pro něž je definováno celkem 36 různých typů. Jak je patrné z názvu druhu „Vlastní“, můžeme si definovat v sešitě další své vlastní formáty. Tyto pak budou kdykoli po otevření tohoto sešitu k dispozici.

Nevyhovuje-li nám Všeobecný (General) formát, můžeme z nabídky kódů formátu vybrat jiný. Jak se změna projeví na vložených datech, je patrno z řádky „Ukázka“. Musíme si ovšem uvědomit, že aktivní buňka musí obsahovat vhodné údaje, aby je bylo možno zobrazit vybraným druhem formátu. Je-li např. v aktivní buňce zadáno číslo 31 a zvolíme druh formátu „datum“ a kód např. „d.mm.yy“, bude toto číslo představovat počet dní od začátku letopočtu a v daném kódu bude zobrazeno v podobě 31.01.00. Neznepokojujte se, že při hledání vhodného formátu, ztratíte vložený obsah buňky. Stále musíte mít na paměti, že formátování nemá na hodnoty číselných nebo textových údajů vliv, že se jedná jen o různé zobrazení skutečných hodnot.

Stane-li se, že nenajdeme vhodný formát z těch, které se nabízejí, můžeme vytvořit vlastní. To bude i náš případ, pokud jsme nenašli požadovaný tvar zobrazení ceny. Při vytváření vlastního formátu je třeba do políčka „Kód“ zapsat speciální symboly pro jeho vyjádření. Nejvhodnější způsob, jak toho dosáhnout, je najít mezi nabízenými formáty ten nejpodobnější a tento upravit. Není třeba se přitom obávat, že původní formát bude přepsán. Sada vestavěných formátů je vždy dostupná. Na základě symbolů, které jsou použity k definici formátu, Excel rozhodne, ke kterému druhu formát zařadit, zároveň jej však automaticky přiřadí i k druhu „Vlastní“. Nově vytvořené formáty se ukládají spolu se sešitem.

Abychom byli schopni vytvořit vlastní formát, měli bychom znát význam speciálních symbolů, které lze k jejich definici použít. Jejich výčet uvádí následující tabulka:

Při prohlížení kódů vestavěných formátů můžete narazit kromě speciálních znaků ještě na znak ; (středník) a název barvy uvedený v hranatých závorkách. Popis číselného formátu totiž může obsahovat celkem čtyři části vzájemně oddělené středníkem. Tyto části pak definují různé formáty pro kladné, záporné, nulové a textové údaje. Jestliže formát obsahuje jen jednu část, je tento formát aplikován jak na kladné, tak i záporné a nulové hodnoty, pokud jsou uvedeny dvě části formátu, použije se první formát na klaná čísla a nulu, druhý na záporná čísla.  Jak to funguje, je možné demonstrovat na následujícím příkladu formátu:

[modré];[červené];[zelené];[černé] kdy kladné číslo vložené do buňky bude zobrazeno modře, záporné červeně, nula zeleně a text bude černý.

Barvu je možno zadat názvem (černé, modré, azurové, zelené, purpurové, červrné,bílé, žluté) nebo také jako BARVAn, kde n je číslo od 1 do 16, a Excel vybere odpovídající barvu z palety 16 barev.

Podmínku lze specifikovat i přesněji, například formát

[modré][<=10];[červené][>100];[černé] zobrazí modře pouze čísla menší než 10 a červeně čísla větší než 100, všechny ostatní hodnoty budou zobrazeny černě.

Vraťme se k úpravě naší tabulky, kde máme ve sloupci „Cena“ zobrazit všechny údaje na dvě desetinná místa a doplnit symbolem Kč.

Nejprve označíme celý sloupec, zobrazíme dialogový panel Formátování buněk (např. volbou z místní nabídky nebo z hlavního menu volbou Formát — Buňky...) a v něm vybereme záložku Číslo. Na ní vybereme Druh měna a v políčku Kód upravíme kód do podoby např.: #.00_-Kč.

Poslední úprava tabulky bude spočívat v definici okrajů některých buněk, výběru barvy a vzorku pozadí pro horní a dolní řádky tabulky.

Poznámka:
Na obrazovce se zdá, že buňky jsou orámovány. Jedná se však o tzv. mřížku, jejíž zobrazení lze potlačit (a to buď jen pro tisk nebo i pro zobrazení). Je-li mřížka skryta, použité okraje více vyniknou. Skrytí mřížky pro zobrazení lze dosáhnout volbou z hlavního menu Nástroje — Předvolby... a zrušením zaškrtnutí políčka Mřížky v záložce Zobrazení na dialogovém panelu Předvolby.

Definovat okraje buněk můžeme prostřednictvím záložky Ohraničení z dialogového panelu Formát buněk (viz obrázek 4.3.2). Zde můžeme pro každý okraj (levý, pravý, horní, dolní, celý) vybrat styl okraje (plná čára různé tloušťky, dvojitá, přerušovaná) a barvu okraje. Najednou lze vybrat více než jeden typ okraje.

V naší tabulce označíme horní řádek, tedy buňky A1 až F1, a vybereme pro horní okraj silnou čáru. V druhém řádku (buňky A2 až F2) vybereme pro horní okraj tenkou čáru a pro dolní okraj silnou čáru. Pro poslední řádek tabulky (buňky A10 až F10) vybereme silnou čáru pro horní i dolní okraj. V prvním sloupci (buňky A1 až A10) vybereme pro levý okraj a v posledním sloupci (buňky F1 až F10) pro pravý okraj silnou čáru.

Jako poslední úprava zbývá barevné zvýraznění prvního a posledního řádku tabulky. Obarvit pozadí buňky můžeme z panelu nástrojů nebo volbou záložky Vzorky z dialogového panelu Formát buněk. Tato záložka nám navíc poskytne možnost vybrat pro pozadí buňky vzorek (např. tečkování, šrafování). Pro změnu barvy písma nadpisu tabulky použijeme opět tlačítka z panelu nástrojů nebo barvu změníme ze záložky Písmo dialogového panelu Formát buněk. Zde je třeba upozornit, že konečné slovo v přiřazení barvy má formát. To znamená, že vybereme-li výše uvedeným způsobem pro písmo v buňce např. modrou barvu a pro buňku bude definován formát, kde např. pro záporné hodnoty bude předepsána barva červená, budou záporné hodnoty v buňce zobrazovány červeně a kladné modře.

Tím je úprava tabulky ukončena a lze přistoupit k jejímu tisku (viz. kapitola 6 Tisk dokumentu).

Při pořizování různých typů dokumentů velmi urychlí a zkvalitní práci  používání stylů (dosáhne se jednotného vzhledu). Stylem nazýváme kombinaci jednotlivých formátovacích atributů, jak jsme je poznali v předchozích dvou kapitolách. Tyto kombinace lze pojmenovat a zařadit do seznamu dostupných stylů. Každý nový sešit obsahuje šest předem připravených stylů, které mají stejné charakteristiky ve všech sešitech a jsou přístupné ve všech listech jednoho sešitu. Jsou to následující styly:

• čárky

• čárky bez desetinného místa

• měny

• měny bez desetinného místa

• normální

• procent

Styly čárky a měny používají dvě desetinná místa, styly čárky a měny bez desetinného místa zaokrouhlují na nejbližší celé číslo. Implicidním stylem je styl „Normální“, který má 6 atributů, jež lze definovat prostřednictvím dialogového panelu Formát buněk a jejichž nastavení ukazuje obrázek 4.5.1. Na něm vidíme, že styl normální má nastaveny všechny atributy, jež styl obsatuje. Všechny ostatní předdefinované styly mají nastaven pouze formát pro číslo.

Obrázek 4.5.1: Dialogové okno pro nastavení stylu

Před použitím některého stylu (ať už vestavěného nebo vlastního) se nejprve označí buňka nebo oblast buněk, v nichž má být styl použit a z hlavního menu se zvolí Formát — Styl... z rozbalovacího menu Název stylu v dialogového panelu Styl (viz obrázek) se vybere styl, který chceme použít.

Definovat styl můžeme dvěma způsoby: poskytnutím příkladu s nastavenými atributy v buňce nebo příkazem Formát — Styl... z hlavní nabídky a vyplněním údajů v dialogovém panelu Styl. Po definici stylu může být tento kdykoli použit, protože se ukládá spolu se sešitem. Pro dosažení jednotného vzhledu dokumentů lze styly kopírovat i mezi sešity.

Velkou předností použití formátovacích stylů je možnost velmi jednoduché úpravy vzhledu části dokumentu, na níž je použit určitý styl. Provedeme-li úpravu stylu, změny se projeví ve všech buňkách, v nichž je styl použit.

Vzhled každé buňky lze ovšem měnit nezávisle na tom, je-li zformátována pomocí stylu či nikoli a to volbami z dialogového panelu Formát buněk. Ten atribut, který byl změněn individuálně však už nepodléhá změnám prostřednictvím stylu. Použijme např. pro napsání buněk A1 až A10 stylu, který má definováno standardní písmo a zarovnání vpravo. U buňky A10 změňme (např. použitím panelu nástrojů) písmo na tučné podtržené. Potom změníme-li v definici stylu písmo na kurzívu a zarovnání na střed, projeví se tato změna okamžitě na buňkách A1 až A9, buňka A10 bude rovněž vycentrována, změna písma se ovšem neprojeví a písmo zůstane tučné podtržené.